‘Migrar’ una web o un portal puede ser un concepto que no se entienda fuera del mundillo TIC, pero detrás hay una inmensa tarea y, sobre todo, una meta que debería ser común a todas las empresas, sean del sector que sean: actualizar la infraestructura digital y equipararse a las necesidades tecnológicas de los tiempos en que vivimos.

La tecnología es necesaria para las empresas en prácticamente cualquiera de sus operaciones y tareas diarias y esto bien lo ha sabido ver MAPFRE: la multinacional española ha renovado la mayor parte de su red interna virtual, migrando en menos de un año más de 40 portales y de 25.000 páginas. Un tiempo récord que ha sido posible gracias al apoyo de su socio tecnológico Hiberus.

¿Por qué se decidió apostar por este cambio? “La decisión de migrar los portales de MAPFRE a una nueva tecnología se debió a varios factores: por un lado, evitar la obsolescencia tecnológica de los anteriores portales y, por otro, renovar la imagen de marca de nuestros portales comerciales y dotar de agilidad a los equipos comerciales y de marketing para que fuesen lo más autónomos posible para realizar cambios en sus portales”, explica David Plaza, responsable de equipo de portales de la compañía.

“Nos encontrábamos con un gestor de contenidos que necesitaba una actualización importante de software y esto suponía un coste alto. Teniendo en cuenta todos estos factores decidimos buscar otras opciones”, añade Plaza.

La opción elegida fue WordPress, que actualmente usan más del 40% de los sitios web en Internet y, además, ya se usaba en la compañía en más de 100 sitios web. La herramienta se seleccionó, según el responsable de equipo de portales de MAPFRE por su buena usabilidad, su repositorio de plugins, su reducción de costes, su amplio abanico de proveedores y por el mucho contenido de formación que tiene.

Implementar todo esto fue “un proceso largo”. “La primera fase consistió en analizar el contenido existente, diseñar la nueva imagen de marca, construir los componentes y las plantillas. Prácticamente en paralelo, se planificó en tiempo y coste los portales a migrar. El reto que teníamos por delante era migrar más de 50 portales, compuestos por más de 25.000 páginas en total y para ello disponíamos de un plazo de año y medio. Además, en un año de pandemia. El reto ha sido grande”, reconoce Plaza.

Al ser conscientes de la carga de trabajo que tenían por delante y que, además, debían seguir manteniendo los portales con el software antiguo y abordar otros nuevos proyectos, una de las primeras decisiones que tomaron fue ampliar el equipo de trabajo y optimizar todos los procesos de la migración, continúa explicando el experto.

Y añade: “Se revisó cada portal, se decidió qué plantillas y componentes había que usar en cada página individual y el equipo de contribución iba dando forma a los nuevos portales. Al comprobarlo siempre surgían nuevas necesidades por parte de las diferentes entidades y se planificaban con los equipos de diseño y desarrollo para continuar evolucionando las plantillas y componentes. Todo esto, acompañado con los trabajos de los equipos de SEO, de analítica digital, de diseño de imágenes, además de migración de otros activos digitales”.

El reto de hacerlo todo en la mitad de tiempo

La anterior migración de los portales comerciales que había hecho MAPFRE fue hace unos tres años, para lo cual se implicó a decenas de personas y se estableció un calendario extenso. En el nuevo cambio, “los tiempos que se fijaron fueron la mitad de la anterior migración y el mayor reto ha sido superarnos a nosotros mismos”, dice Plaza.

“Nos centramos en tratar de que el equipo tuviera claras las directrices a aplicar en todo momento, que los procesos estuvieran recogidos en nuestra wiki, seguimiento de las tareas principales de cada proyecto y que hubiera vídeos explicativos de ciertos procesos. El objetivo era mitigar los problemas que siempre surgen en los proyectos. Pero todo esto no habría valido de nada si no hubiéramos conseguido armar un gran equipo”, comenta.

Alrededor de medio centenar de personas han estado implicadas en el proyecto de forma directa, pero hay que tener en cuenta que han trabajado con más de 30 países para migrar los portales comerciales de casi todas las marcas de MAPFRE, empleando para ello equipos de experiencia de usuario, marketing, ventas y tecnologías de la información. Teniendo en cuenta todos los implicados aquí citados, “podemos estar hablando de más de 300 personas trabajando en este proyecto”, asegura el responsable de equipo de portales de MAPFRE.

Entre ellos, han contado con la colaboración de importantes partners. Entre ellos se encuentra la consultora antes mencionada: HIberus ha sido una de las compañías con gran peso en los trabajos de migración.

“Hiberus entró el año pasado como un proveedor nuevo dentro de MAPFRE, de hecho inicialmente acordamos empezar con un proyecto basado en la tecnología WordPress bastante modesto. Sin conocer de forma previa al cliente y su infraestructura, los resultados fueron excelentes por dos razones: por un lado, somos una compañía hiperespecializada en las TIC y una de nuestras áreas de experiencia es esta plataforma y, por otro lado, apostamos por el talento, lo que nos permite tener una muy buena cartera de profesionales disponibles, de manera que pudimos crear desde el principio un equipo dedicado solo a la compañía”, subraya José Luis Rodríguez, Account Manager del Sector de Banca y Seguros en Hiberus.

Después de ese debut, “a lo largo de este pasado año hemos demostrado nuestro valor, especialmente alta excelencia en la calidad de la entrega”, añade Rodríguez. “Esto nos ha llevado a convertirnos en partners de MAPFRE, pero no de cualquier forma: hemos apostado por estar muy cerca de la compañía, cubriendo las necesidades que nos plantean, pero siendo también proactivos a la hora de proponer soluciones y mejoras”.

“La evolución que hemos tenido dentro de la empresa se puede notar en el hecho de que actualmente, además de dar soporte para la migración de portales de Mapfre, estamos aportando nuestro know how en temas ‘core’, ofreciendo soluciones transversales a plataformas que se utilizan en todos los países en los que la compañía está presente. Es decir: ya no somos un proveedor más a la hora de hacer las migraciones de los portales, sino que ahora también hacemos componentes que utiliza el resto de proveedores”, concluye

¿Qué tecnologías se han utilizado para este proceso?

Sobre los portales, la principal herramienta que se ha usado ha sido WordPress, aunque también se han utilizado otras tecnologías muy conocidas en la comunidad de WordPress: “Hemos tenido que usar diferentes plugins, que han sido de mucha utilidad, por ejemplo, para optimizar las imágenes, para construir fácilmente la arquitectura que nos demandaba el equipo de SEO hemos usado WPML, un clásico para los sitios web con multiidioma. También teníamos que mejorar el buscador y todo ello con infraestructura Cloud, que nos ha permitido una rápida escalabilidad en todo el proceso y ha dotado a los portales de mayor flexibilidad para soportar mayor tráfico cuando se realizan campañas publicitarias. Además, para la gestión de proyecto hemos empleado herramientas colaborativas”, menciona David Plaza.

Gracias a esta migración, los portales hoy siguen mejorando sus cifras de aumento de visibilidad y, por tanto, de aumento de tráfico. “Además, tenemos algunos datos estadísticos donde nos demuestran que el acceso a los tarificadores o calculadoras de productos han aumentado considerablemente”, reconoce el experto.

“Otra ventaja para nuestro equipo es que se han reducido considerablemente las peticiones por parte de negocio para realizar modificaciones en las páginas. Ahora negocio es mucho más independiente de TI para efectuar cambios en los portales y nosotros les podemos ayudar con cambios más globales”, concluye.

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